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Outsourcing

Während Transportdienstleistungen schon immer sehr gern externen Dienstleistern überlassen wurden, geht man seit einigen Jahren verstärkt dazu über, auch andere Logistiksegmente auszulagern. Da diese sich aber nicht immer so gut abgrenzen lassen wie der Transport von Ware, ist hier ein besonderes Augenmerk erforderlich.

Im täglichen Sprachgebrauch hat sich für die langfristige Auslagerung von Dienstleistungen der Begriff Outsourcing etabliert. Im Zuge besserer Vernetzungsmöglichkeiten im Hinblick auf IT und Personalstrukturen ist dies ein Trend, der in immer mehr Wirtschaftszweigen Anwendung findet.

Alle Auslagerungen sollten immer nur auf Grundlage extra dafür entworfener Verträge vorgenommen werden. Um den Wortlaut dieser Verträge kümmert sich ein Fachanwalt sicher gern. Auch bei der Ausgestaltung des Vertragsumfanges kann dieser auf jeden Fall behilflich sein. Bei kleineren Projekten, wie zum Beispiel der Entladung von 50 Containern, ist die Hilfe eines Anwaltes sicher noch nicht erforderlich. Sollten Sie allerdings planen, Ihre Produktions- und Distributionslogistik in fremde Hände zu geben, kann juristischer Rat sicher hilfreich sein.

 


 

In jedem Falle sollte man im Vorwege einige Eckpunkte genau klären. Beispielsweise seien hier genannt:

  • welche Teile der aktuellen Logistik sollen vergeben werden?
    • Transport
    • Lagerung
    • Kommissionierung
    • Deconsolidation (z.B. das Einräumen von Ware in Verkaufsregale)
    • Produktionsversorgung
    • Produktionsentsorgung (Abfuhr von Fertigerzeugnissen und/oder Abfall)
    • Distribution
    • Distribution und Rechnungserstellung
    • etc.
  • sollen Teile an logistischen Dienstleistungen dazu kommen?
    • Label aufkleben
    • seefeste Verpackungen
    • Verzollung
    • Rechnungserstellung sobald die Ablieferung erfolgt ist (wer weiß das früher als der Logistiker?)
  • UNBEDINGT: wer ist wofür verantwortlich - Einführung eines Pflichtenheftes!
    • wer hat welche Informationen zu besorgen
    • wer hat wem welche Informationen zur Verfügung zu stellen
    • wann müssen die Informationen wo verfügbar sein
    • in welcher Aufbereitung müssen die Daten sein
      zum Beispiel:
      • Währungen
      • Format des Datums
      • Gewichtsangaben
      • Sprache
      • Uhrzeitangaben
    • wer ist für welche Arbeiten, in welcher Zeit und in welchem Umfang verantwortlich. Ein Ziel: "Ware soll beim Kunden mit Barcode-Label ankommen" muss klarer definiert sein.
      • wer druckt dieses Label
      • welche Informationen trägt dieses Label
      • wer klebt dieses Label auf die Ware
      • in welchem Arbeitsschritt soll das erfolgen - bei der Warenannahme, Warenausgang, etc. -
      • wo wird dieses Label auf die Ware geklebt - irgendwo?, größte Seitenfläche?, oben?, unten? -
      • falls vorhanden: auf die Stretchfolie oder darunter?
    • wer ist im Problemfall der Ansprechpartner? Und zwar auf beiden Seiten des Vertrages.
    • bis wann müssen Probleme gemeldet werden und von wem
    • mit welchen Indikatoren soll die Zielerreichung gemessen werden
    • welche Zielparameter gibt es, welchen Erfüllungsgrad und welche Fehlermaße
      • gutes Beispiel ,weil häufig vorkommend:
        es wird vereinbart: Lieferung zwischen 8-10 Uhr. Geliefert wird um 7.55 Uhr. Ist das ein Fehler? Für das System auf jeden Fall, aber soll das wirklich ein Fehler sein?
    • Vertragslaufzeit
    • Kündigungsfristen und Möglichkeiten der Sonderkündigung

 



Generell gesagt, muss es eine Leistungsbeschreibung geben, die man im Idealfall jedem in die Hand drücken kann, damit derjenige genau weiß, was alles zu seinen Aufgaben gehört und was ein anderer macht.


Anschließend wird eine Anfrage verfasst in der ohne viel Schnörkel beschreiben wird was man erwartet, welche Anforderungen an den künftigen Dienstleister gestellt werden und wie man sich den groben (wirklich nur grob) Ablauf der Dienstleistung vorstellt. Festgelegt sein muss darin auch wie sich die Abrechnung aufgesplitten soll. Dazu kann eine Maske erstellt werden in der der Anbieter seine Preisvorstellungen eintragen kann. Diese Maske erspart hinterher viel Arbeit bei der Auswertung der Angebote und macht, ganz wichtig, die Angebote im Bezug auf Preise direkt vergleichbar! Diese Anfrage wird anschließend an Anbieter / Logistikdienstleister versendet mit denen man sich eine Zusammenarbeit vorstellen kann und/oder die Anfrage wird auf geeigneten Webportalen oder Zeitungen, etc. veröffentlicht. Bei einer allgemeinen Veröffentlichung ist eine genauere Beschreibung der Anforderungen an die Anbieter nötig um den potentiellen Kreis der Anbieter im Vorwege einzugrenzen.

Ist das getan, müssen alle eingehenden Angebote ausgewertet werden - wobei im ersten Schritt der gebotene Leistungsumfang eher zählen darf, als die ersten groben Preisangaben - im Anschluss kann es sinnvoll sein ein Bietertreffen zu organisieren, zu welchem man die z.B. 5 besten Anbieter einlädt. Hier kann wesentlich detaillierter erläutert werden wie man die Zusammenarbeit wünscht und welche Leistungen man explizit erwartet. Auch kann bei einem solchen Treffen gezielt auf Fragen der Anbieter eingangen werden. Am Ende entscheidet man sich für den Bieter der das beste Paket aus Leistung und Preis bietet. Ganz wichtig ist auch das Bauchgefühl und der persönliche Kontakt bei solchen Entscheidungen. Immerhin soll damit der langfristige Unternehmenserfolg gesichert werden. Nicht ganz unwichtig ist auch zu beurteilen ob der Dienstleister mit dem angebotenen Preis langfristig das Angebot aufrecht erhalten kann. Je langfristiger die Zusammenarbeit sein soll, umso wichtiger ist ein langfristiges "Überleben" des Dienstleisters. - Wie bereits eingangs gesagt, können Sie sich das ganze Prozedere sparen, wenn es lediglich um Kleinkram geht. Eine Standardmarschroute und eine prinzipiell gute Dokumentation (die auch für andere Leute außer man selbst verstehen) sind aber, meiner Meinung nach, bei allen Entscheidungen dieser Art eine gute Idee.

Für Dienstleister ist besondere Vorsicht bei Leistungen geboten, bei denen wesentliche Teile oder Merkmale der Ware selbst verändert werden. Wenn zum Beispiel Kugelschreiberminen und Kugelscheibergehäuse geliefert und vom Logistiker zusammengeschraubt werden, könnte man das vielleicht als Herstellungsprozess sehen. Die Haftung, die dabei entsteht, kann sich im Einzelfall bis in die Produkthaftung erstrecken. Ob diese durch die Versicherungen des Logistikers abgesichert sind, dürfte mindestens fragwürdig sein. Ein kurzes Gespräch mit dem eigenen Versicherer bietet sich also ebenfalls an. Dieser Punkt gewinnt deutlich an Brisanz, wenn sie aus dem Kugelschreibern des Beispiels plötzlich Autoteile oder ähnliches werden. Denn lautet der Verdacht im Schadensfall, dass Material falsch zusammengebaut wurde und somit Menschen zu Schaden gekommen sind, kann die Sache sehr schnell sehr unangenehm werden. Abgesehen vom eigenen Gewissen, dass ebenfalls nicht ganz unbeeindruckt bleiben dürfte.

Strebt man im Zuge des Outsourcings auch die Einführung von Barcode- oder RFID-Technologien an, sollte man daran denken, dass eine sinnvolle Einführung und ein langfristiger Betrieb nur sicher gestellt sind, wenn man selbst (also derjenige der das Outsourcing betreibt) die Federführung dabei übernimmt. Diese Einführung könnte man selbstverständlich auch dem Logistiker überlassen. Einige Logistiker können mittlerweile fundierte Erfahrungen vorweisen und betreiben Systeme dieser Art seit geraumer Zeit. Aber was passiert mit dem System, wenn man den Logistiker wechselt?

Was mir persönlich ebenfalls wichtig erscheint ist, sich einen "Partner auf Augenhöhe" zu suchen. Kommt es mal unerwartet zu einem Problem, fällt die Problemlösung mitunter unkomplizierter aus. Auch ist der persönliche Kontakt wahrscheinlich ein anderer, als wenn der Dienstleister ein Weltkonzern ist und man selbst ein 2-Mann Betrieb.


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kleiner Hinweis

Hinweise, Anregungen und vor allem Kritik - egal ob positiv oder negativ - sind immer willkommen und ausdrücklich erwünscht.

Beste Grüße aus Hamburg
Carsten Schmidt